Découvrez comment Arkevia sécurise vos bulletins de paie et documents RH dans un coffre-fort numérique conforme. Accès salarié, archivage légal et avantages clés.Chaque mois, des milliers de salariés reçoivent leurs bulletins de paie dans un espace sécurisé Arkevia. Plus qu’un simple portail RH, Arkevia propose un coffre-fort numérique conforme et inviolable, où chaque document est archivé pour 50 ans. Que vous soyez salarié, employeur ou responsable RH, ce guide vous permet de comprendre les fonctionnalités d’Arkevia, ses avantages, son mode de connexion et son cadre légal. Sécurité, conformité, praticité : découvrez pourquoi le coffre-fort numérique Arkevia s’impose dans les entreprises modernes.
Qu’est-ce qu’Arkevia et à quoi sert son coffre-fort numérique ?
Arkevia, filiale du groupe Septeo, propose une solution de coffre-fort numérique RH pour les entreprises et leurs salariés. L’objectif : archiver en toute sécurité les documents liés à la paie et aux ressources humaines (fiches de paie, contrats, attestations…). Arkevia se distingue par sa conformité légale et son accessibilité à vie, même après le départ du salarié.
Quels documents sont stockés dans le coffre-fort Arkevia ?
Le coffre-fort numérique Arkevia est une solution sécurisée conçue pour l’archivage électronique des documents RH et administratifs. Il permet aux entreprises et aux salariés de centraliser, consulter et conserver leurs documents en ligne, en toute confidentialité.
Bulletins de paie dématérialisés
Les fiches de paie en ligne sont automatiquement déposées dans le coffre-fort Arkevia chaque mois. Elles restent accessibles à vie pour le salarié, même après son départ de l’entreprise.
Contrats de travail et avenants
Les contrats de travail initiaux ainsi que les avenants éventuels sont archivés dans Arkevia, assurant une traçabilité complète du parcours professionnel.
Attestations employeur
Attestations de fin de contrat, de présence ou autres documents officiels fournis par l’employeur sont stockés de manière sécurisée et accessibles à tout moment.
Courriers RH confidentiels
Les échanges sensibles entre le service des ressources humaines et le salarié, comme les avertissements ou les courriers personnalisés, sont également stockés dans le coffre-fort numérique.
Documents personnels
Le salarié peut y déposer ses propres fichiers : avis d’imposition, bail de location, relevés bancaires… Ces documents sont protégés et accessibles uniquement par le propriétaire du compte.
Une solution sécurisée pour la gestion documentaire RH
Grâce à Arkevia, les entreprises assurent une conservation légale et sécurisée des documents RH, tout en simplifiant la vie administrative de leurs salariés. La solution est conforme aux normes RGPD et garantit la confidentialité des données.
Fonctionnalités clés du coffre-fort numérique Arkevia
Le coffre-fort numérique Arkevia se distingue par une interface intuitive et hautement sécurisée, pensée pour simplifier la gestion documentaire des particuliers comme des professionnels.
Archivage à valeur probante conforme à la norme NF Z42-020
Arkevia intègre un système d’archivage à valeur probante respectant la norme NF Z42-020. Cette conformité garantit la pérennité, l’intégrité et la valeur juridique des documents stockés.
Accès personnel et sécurisé, illimité dans le temps
Chaque utilisateur dispose d’un accès sécurisé et individuel à son espace. Les documents y sont conservés de manière illimitée, assurant une sécurité des documents sur le long terme, sans contrainte de durée.
Notification automatique à chaque nouveau dépôt
Arkevia vous informe en temps réel grâce à un système de notification automatique. Chaque ajout de document déclenche une alerte, garantissant un suivi optimal de vos dépôts.
Signature électronique intégrée
Le coffre-fort numérique Arkevia embarque une solution de signature électronique, permettant de valider et authentifier vos documents directement depuis la plateforme, en toute simplicité.
Suivi complet avec historique des dépôts
Grâce à l’historique des dépôts, chaque action est enregistrée. Vous bénéficiez d’un suivi transparent et complet de l’ensemble de vos documents, consultable à tout moment.
Comment accéder à son coffre-fort Arkevia ?
Pour consulter vos documents en ligne, il suffit de vous connecter à votre coffre-fort numérique Arkevia via l’adresse suivante : secure.arkevia.com. Utilisez les identifiants que vous avez reçus par email ou par SMS.
Connexion à Arkevia : identifiants et première utilisation
L’accès à votre espace sécurisé Arkevia est simplifié. Lors de votre première connexion, votre identifiant vous est automatiquement envoyé. Il ne vous reste plus qu’à créer votre mot de passe pour profiter de votre coffre-fort numérique personnel.
Mot de passe oublié : réinitialisation rapide
En cas d’oubli, vous pouvez réinitialiser votre mot de passe Arkevia en ligne en quelques clics, sans avoir besoin de contacter un support. La procédure est entièrement automatisée pour vous garantir un accès rapide à vos documents confidentiels.
Application mobile Arkevia pour un accès simplifié
L’application Arkevia est disponible gratuitement sur iOS et Android. Elle vous permet de consulter et de gérer vos documents depuis votre smartphone où que vous soyez. Téléchargez-la dès maintenant depuis l’App Store ou Google Play.
Compatibilité multi-supports pour plus de flexibilité
Que vous soyez sur ordinateur, tablette ou mobile, l’accès à votre coffre-fort numérique Arkevia reste fluide et sécurisé. La plateforme s’adapte automatiquement à votre appareil pour une navigation optimale.
En résumé
- Connexion sécurisée à secure.arkevia.com
- Identifiants envoyés par mail ou SMS
- Réinitialisation de mot de passe rapide en ligne
- Application mobile iOS et Android
- Compatible tous supports : PC, smartphone, tablette
Arkevia et la conformité légale (RGPD, Code du travail)
Le coffre-fort numérique Arkevia est conçu pour répondre aux exigences de la réglementation française en matière de protection des données et d’archivage numérique. Il offre un environnement sécurisé, conforme au RGPD et aux obligations prévues par le Code du travail.
Données hébergées en France et conformité RGPD
Toutes les données personnelles stockées dans Arkevia sont hébergées exclusivement en France, garantissant ainsi une conformité totale au RGPD. Aucun transfert vers des serveurs à l’étranger, ce qui renforce la sécurité juridique pour les employeurs et la confidentialité pour les salariés.
Archivage conforme à la norme NF Z42-013
Arkevia applique les règles strictes de la norme NF Z42-013, la référence en matière de conservation légale des documents numériques. Cela assure une traçabilité, une intégrité et une pérennité des documents archivés dans le temps.
Droit des salariés : refus de la dématérialisation
La plateforme respecte le droit des salariés à refuser la dématérialisation de leurs documents de paie. Arkevia permet une gestion hybride pour ceux qui préfèrent encore le format papier, conformément au Code du travail.
Accès aux documents après la rupture du contrat
Un des avantages clés du coffre-fort numérique Arkevia est la garantie d’un accès permanent aux documents même après la fin de la relation contractuelle. L’ancien salarié conserve la possibilité de consulter et télécharger ses bulletins de paie et autres documents archivés.
Avantages d’Arkevia pour les salariés et les entreprises
La solution Arkevia s’impose comme un levier stratégique pour la digitalisation RH. Son coffre-fort numérique apporte une réponse à la fois pratique, économique et conforme pour les entreprises et leurs collaborateurs.
Un gain de temps pour les équipes RH et les salariés
Grâce à l’automatisation de l’envoi des documents via Arkevia, les services RH réduisent considérablement le temps consacré à la gestion administrative. Les salariés, quant à eux, accèdent instantanément à leurs bulletins de paie et autres documents professionnels.
Réduction des coûts d’impression et d’envoi
En optant pour la dématérialisation des bulletins de paie avec Arkevia, les entreprises diminuent leurs dépenses liées au papier, à l’encre, à l’affranchissement et à la distribution. Un choix à la fois économique et écologique.
Zéro perte, zéro oubli : sécurité des documents
Avec le coffre-fort numérique Arkevia, plus de risque de perte de documents. Chaque fichier est archivé automatiquement et reste accessible à tout moment par le salarié, même en cas de changement d’adresse ou d’employeur.
Une expérience utilisateur fluide et moderne
Arkevia propose une interface intuitive, pensée pour simplifier l’accès aux documents. Compatible tous supports, la plateforme offre une expérience collaborateur moderne, alignée avec les attentes digitales actuelles.
Renforcement de la marque employeur
Adopter Arkevia, c’est envoyer un signal fort : l’entreprise valorise la technologie, la transparence et la praticité. Cette démarche renforce la marque employeur et améliore la perception globale des salariés et candidats.
Pour les entreprises : comment mettre en place Arkevia ?
Arkevia peut être intégré via un logiciel de paie ou un SIRH existant :
- Paramétrage avec accompagnement dédié
- Gestion des utilisateurs (RH, salariés, managers)
- Formation et support technique inclus
- Solution compatible avec les obligations légales en vigueur
Conclusion
Le coffre-fort numérique Arkevia est aujourd’hui un standard dans la gestion des documents RH. Grâce à une solution sécurisée, conforme et facile à déployer, les entreprises gagnent en efficacité et les salariés bénéficient d’un accès pérenne à leurs informations personnelles.
👉 Vous utilisez déjà Arkevia ? Connectez-vous sur secure.arkevia.com. Vous êtes une entreprise ? Contactez Arkevia pour digitaliser vos bulletins de paie.
